Siirry pääsisältöön

Aineistonhallinta hankkeissa

Tutkimus- ja muut tulosaineistot hankkeen päättyessä

Metropolian TKI-hankkeissa tuotetaan erilaisia tutkimus- ja muita tulosaineistoja. Hankkeen aikaisiin tallennustiloihin ei saa jäädä mitään aineistoa lojumaan, joten kun hanke on päättymässä, päätetään mitä aineistolle tai sen osalle tapahtuu:

Prosessi lähtee liikkeelle datakatalogi-ilmoituksesta. 

Tee datakatalogi-ilmoitus, kun

  1. Hankkeessa on tuotettu tai kerätty tutkimus- tai kehittämisaineistoa, josta Metropolia on vastuussa yksin tai yhteisesti toisen organisaation kanssa. Tee ilmoitus myös tuhottavista aineistoista. Kt. lisätietoa Mitä on tutkimus- tai kehittämisaineisto
  2. Hankkeessa on tuotettu muuta aineistoa, esimerkiksi viestintämateriaaleja tai videoita, jotka haluat säilöä Mettaan. Mettaan voidaan säilöä keskitetysti erilaisia TKI-tulosaineistoja, joita ei ole julkaistu tai joiden julkaisualustaa ei ylläpidetä hankkeen päättymisen jälkeen.
  3. Haluat avata tutkimusaineiston julkisesti muiden saataville.
     

Huomaa, että TKI-hankkeessa tuotetaan myös muita kuin tutkimus- ja tulosaineistoja, ja näille aineistoille on omat ohjeistuksensa.

Lue lisää TKI-hankkeen muista aineistoista

Datakatalogi-ilmoitus

  1. Datakatalogi-ilmoitus on tehtävä kaikista Metropolian omistamista tutkimus- ja kehittämisaineistoista ennen hankkeen päättämistä (P3-portti). TKI-hanketta ei saa päättää, jos datakatalogi-ilmoitusta ei ole tehty. 

  2. Tee datakatalogi-ilmoitus kaikista hankkeessa tuotetuista tutkimus- tai kehittämisaineistoseteistä. Aineistosetti tarkoittaa yhtä tai useampaa tiedostoa, jotka muodostavat yhden aineistokokonaisuuden. Yhdessä hankkeessa voi syntyä useita aineistosettejä, esimerkiksi jos hankkeessa on toteutettu erilliset tutkimukset tai tutkimus ja työpaja. Tee erillisistä seteistä omat ilmoitukset.

  3. Datakatalogi-ilmoituksessa kuvailet aineistosetin perustiedot. Lisäksi voit ilmoittaa, että haluat avata aineiston tai haluat saada lisätietoa avaamisesta. Arvioi myös aineistosi arvo: arvonmääritys perustuu siihen, kannattaako aineisto säilyttää jatkokäyttöä ajatellen vai ei, tai pitääkö se säilyttää esimerkiksi rahoittajan ehtojen vuoksi. Tarkoituksena ei ole määritellä aineiston arvoa hankkeelle ja sen tuloksille. Katso alta ohje arvonmääritykseen.

  4. Datakatalogi-ilmoituksen lähettämisen jälkeen datatuki ottaa sinuun yhteyttä ja lähettää tarvittavat ohjeet jatkotoimenpiteisiin. Aineiston säilyttäminen tai avaaminen tapahtuu yhteistyössä datatukipalvelujen kanssa.
     

Miksi keräämme aineistotietoja datakatalogiin

Datakatalogimme tiedot tallennetaan tiedejatutkimus.fi -sivulle, jossa pääset selaamaan ja tutkimaan Metropoliassa tuotettujen aineistojen metatietoja sekä muiden korkeakoulujen ja tutkimusorganisaatioiden aineistotietoja.

Aineiston tuhoaminen

Tarpeettomaksi jääneet tiedostot tulee tuhota hankkeen päättyessä. Jos tutkit ihmisiä, joudut määrittelemään jo tutkittavia informoidessasi milloin ja millä tavalla aineisto tuhotaan tutkimuksen päätyttyä. 

Jos tutkimus- tai kehittämisaineisto sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, nämä tiedot tulee tuhota heti, kun niitä ei enää tarvita, sillä niihin sisältyy tietosuojariski.

Henkilökunnan tietokoneilla on käytössä Bitlocker-ominaisuus, joka salaa tietokoneen kovalevyn. Tällöin tiedostojen tuhoamiseen riittää tiedoston poistaminen ja roskakorin tyhjennys.

Huomaa, että laitteissa, joissa Bitlocker-ominaisuus ei ole käytössä (esimerkiksi kotikone tai ulkoinen tallennustila), aineiston tuhoamiseen ei riitä pelkkä "delete", vaan luottamukselliset tiedostot tulee ylikirjoittaa. Tiedostojen ylikirjoittamiseen löytyy ilmaisia ohjelmistoja eikä niiden käyttäminen ole vaikeaa (kt. Video: tutkimusaineistojen tuhoaminen). Tallennuslaite on mahdollista myös tuhota, jolloin voit viedä laitteen lähimpään helpdeskiin. Mainitse, jos laitteelle on tallennettu salassa pidettävää aineistoa. 

Paperiset aineistot tulee laittaa tietoturvaroskikseen. 

Aineiston säilöminen Mettaan

Metta on Metropolian tutkimus- ja muiden tulosaineistojen säilö. Kaikki Metropoliassa säilytettävät tutkimus- ja tulosaineistot tallennetaan Mettaan hankkeen päättyessä, mikäli niitä ei avata avoimesti saataville. 

Kun olet ilmoittanut aineistosi datakatalogiin ja aineisto päätetään säilyttää, saat ohjeet aineiston siirtoon Mettaan. 

Aineiston säilyttäminen edellyttää muutamia toimenpiteitä, joten siihen on hyvä varata riittävästi aikaa ennen kuin hanke päättyy. Datatukipalvelut auttaa tarvittaessa näissä toimenpiteissä. Hyvällä hankkeen aikaisella aineistonhallinnalla vähennät loppuvaiheen työmäärää.

Aineiston paketointi säilyttämistä varten:

  • Aineisto tallennetaan luonteviksi ja selkeiksi tiedostokokonaisuuksiksi. Tiedostot voi tarvittaessa lajitella eri kansioihin. Kansiorakenteen tulee olla selkeä ja systemaattinen. Tiedostot ja kansiot tulee nimetä informatiivisesti ja systemaattisesti. 
  • Tiedostoformaattien tulee olla yleisesti käytössä olevia
  • Aineiston tulee olla anonyymi. Jos aineisto sisältää henkilötietoja tai sensitiivistä tietoa, jota ei ole mahdollista poistaa, aineiston säilyttämisen mahdollisuudesta on keskusteltava etukäteen datatukipalvelujen kanssa. 
  • Aineiston yhteyteen tulee tallentaa dokumentaatio ja kuvailutiedot

TKI-hankkeen muut aineistot

TKI-hankkeissa syntyy monentyyppisiä aineistoja, joihin kohdistuu erilaisia tarpeita ja säädöksiä hankkeen päättyessä. Tutkimus- ja tulosaineistojen lisäksi TKI-hankkeissa syntyviä aineistoja ovat esimerkiksi

  • projektin hallinnolliset aineistot, kuten sopimukset, rahoitushakemus ja -päätös, tutkimus- ja aineistonhallintasuunnitelma, maksatushakemukset ja -päätökset, tilintarkastuskertomukset ja tilinpäätös, hankintaprosessien dokumentit, arviointi ja pöytäkirjat
  • julkaisut, jotka hanke on tuottanut ja julkaissut valitsemassaan kanavassa.
    • Jos julkaisu täyttää julkaisutiedonkeruun kriteerit, siitä tulee tehdä julkaisuilmoitus Justuksessa.
    • Jos julkaisu on julkaistu kanavassa, joka lakkaa olemasta hankkeen päättyessä, esimerkiksi hankkeen verkkosivuilla tai Youtube-kanavassa, julkaisu voidaan rinnakkaistallentaa Theseus-julkaisuarkistoon
    • Lisätietoa julkaisutiedonkeruusta (Oma-intra)
  • oppimateriaalit, jotka hanke on tuottanut.
    • suositellaan tallennettavaksi avointen oppimateriaalien kirjastoon (aoe.fi). Jos oppimateriaali on julkaistu muualla, avointen oppimateriaalien kirjastoon voidaan viedä pelkkä siihen johtava linkki.
    • Avointen oppimateriaalien kirjasto (aoe.fi)

Miksi keräämme aineistotietoja datakatalogiin

Metropoliassa tuotetaan paljon erilaisia tutkimus- ja kehittämisaineistoja. Tarvitsemme kokoavaa tietoa niiden olemassaolosta, sijainnista ja laadusta. Datakatalogin tavoitteena on edistää aineistojen hallintaa, jatkokäytettävyyttä, löydettävyyttä, avoimuutta  ja laatua. 

Hyödyt TKI-hankkeelle

  • Aineistojen olemassaolo tulee näkyväksi: aineiston metatiedot julkaistaan valtakunnallisella tiedejatutkimus.fi -sivulla
  • Aineisto saa pysyvän tunnisteen (URN tai DOI) ja siihen voi viitata helposti
  • Aineistoa voi olla mahdollista hyödyntää, kun tiedetään, että tällaistakin on jo tutkittu
  • Voi poikia yhteydenottoja ja yhteistyöehdotuksia aineistosta kiinnostuneilta tahoilta
  • Jos aineisto on avoimesti saatavilla, tietoihin voidaan lisätä linkki siihen
  • Myös tutkimusaineistot, erityisesti avoimet aineistot, ovat meriitti julkaisujen tapaan
  • Löydät helposti tietoa Metropolian eri hankkeissa tuotetuista aineistoista

Metropolian kirjasto- ja tietopalvelut | Saavutettavuusseloste