TKI-hankkeessa kerätyn tai tuotetun aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt
Muista aina myös kuvailla aineistosi. Ilman kuvailutietoa eli metadataa aineisto muuttuu nopeasti käsittämättömäksi.
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista, ja erityisen tärkeää se on silloin kun kyse on sensitiivisestä aineistosta, joka sisältää arkaluontoista tietoa, henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa.
Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tahattoman tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta. Kun tallennat tai käsittelet sensitiivistä aineistoa, kiinnitä erityistä huomiota tallennuspaikan valintaan.
Tietoturvallinen tallentaminen edellyttää Metropolian tietoturvaohjeistuksen noudattamista. Myös tiedostojen varmuuskopiointi on osa tietoturvaa ja oleellista aineistojen hyvälle hallinnalle.
Metropoliassa käytössä olevia tallennuspaikkoja ja niiden ominaisuuksia.
Metropolian U-levy (priv)
Metropolian Z-levy
Metroarch
Pilvipalvelut: Google Drive, One Drive, Teams (sharepoint)
IDA-tutkimusdatan säilytys (CSC)
Tallenna tiedostot johdonmukaisesti kansioihin niin, että aineisto on ymmärrettävää sekä aineiston kerääjälle että mahdolliselle jatkokäyttäjälle.
Tiedostojen nimeäminen
Kansiorakenne
Tiedostoformaatti
Pyri käyttämään sellaisia tiedostomuotoja, jotka ovat yleisiä ja todennäköisimmin avattavissa myös tulevaisuudessa, esim:
Tietoturvallinen hävittäminen
TKI-hankkeiden tuloksena syntyy erilaisia tutkimusaineistoja; haastatteluja ja tekstiä, mittaustuloksia, kuvia ja äänitteitä. Aineistot täytyy säilyttää jossakin hankkeen aikana, ja toisaalta moni aineisto on hyvä säilyttää myös hankkeen päättymisen jälkeen.
IDA -tutkimusdatan säilytyspalvelu on tarkoitettu aineistojen säilytykseen turvallisesti ja tehokkaasti.
1. Luo itsellesi My CSC-tunnus ja pyydä kaikkia hankkeeseen kuuluvia IDA-tilan käyttäjiä luomaan oma tunnuksensa.
2. Luo hankkeelle My CSC -portaalissa projekti ja hae IDA-tilaa CSC:n ohjeiden mukaisesti
3. Metropolian datatuen IDA-yhteyshenkilö myöntää hankkeellesi IDA-tilan. Autamme tarvittaessa myös IDA:n käytössä.
4. Nyt hankkeellasi on oma IDA-tila ja voit tallentaa sinne aineistosi!
Kun tarvitset lisätietoa tai apua IDA:n käyttöön, ota yhteyttä datatuki@metropolia.fi
Metropolian kirjasto- ja tietopalvelut | Saavutettavuusseloste