Aineistonhallinta hankkeissa

Aineistojen tallentaminen

TKI-hankkeessa kerätyn tai tuotetun aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt

• auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
• varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin
• estävät ulkopuolisten pääsyn sensitiiviseen aineistoon

Muista aina myös kuvailla aineistosi. Ilman kuvailutietoa eli metadataa aineisto muuttuu nopeasti käsittämättömäksi.

Tietoturva

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista, ja erityisen tärkeää se on silloin kun kyse on sensitiivisestä aineistosta, joka sisältää arkaluontoista tietoa, henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa. 

Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tahattoman tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta. Kun tallennat tai käsittelet sensitiivistä aineistoa, kiinnitä erityistä huomiota tallennuspaikan valintaan. 

Tietoturvallinen tallentaminen edellyttää Metropolian tietoturvaohjeistuksen noudattamista. Myös tiedostojen varmuuskopiointi on osa tietoturvaa ja oleellista aineistojen hyvälle hallinnalle.

Tallennuspaikat

Metropoliassa käytössä olevia tallennuspaikkoja ja niiden ominaisuuksia.

Metropolian U-levy (priv)

• Haetaan hankkeelle Helpdeskistä
• Kun aineistoa työstää useampi metropolialainen
• Ei pääsyä Metropolian ulkopuolisille toimijoille
• Sopii myös sensitiiviselle datalle
• Sisältö varmuuskopioidaan säännöllisesti

Metropolian Z-levy    

• Henkilökohtainen, eli kun käsittelet aineistoa yksin
• Sopii myös sensitiiviselle datalle
• Sisältö varmuuskopioidaan säännöllisesti

Metroarch

• Metropolian palvelin TKI-hankkeiden sensitiivisen aineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn.
• Kun aineistoa käsittelee useampi
• Kun pääsy tarvitaan myös Metropolian ulkopuoliselle toimijalle
• Sopii erityisesti sensitiiviselle datalle
• Katso alempaa ohje sensitiivisen aineiston tallennustilan hakuun

Pilvipalvelut: Google Drive, One Drive, Teams (sharepoint)

• Sopii aineistojen yhteiskäyttöön yli organisaatiorajojen
• Ei sovi sensitiiviselle datalle
• Pilvipalveluiden tietoturvallinen käyttö (Tietohallinnon ohje)

IDA-tutkimusdatan säilytys (CSC)    

• Sopii yhteiskäyttöön yli organisaatiorajojen
• Sopii perusmuotoisille henkilötiedoille, mutta ei erityisille henkilötietoryhmille
• Sopii tiedostojen jakamiseen ja aineiston avaamiseen
• Katso alempaa ohje IDA-tilan hakemiseen

Tiedostojen hallinta

Tallenna tiedostot johdonmukaisesti kansioihin niin, että aineisto on ymmärrettävää sekä aineiston kerääjälle että mahdolliselle jatkokäyttäjälle.

Tiedostojen nimeäminen    

• ​Nimeä tiedostot informatiivisesti ja johdonmukaisesti niin, että nimi kuvaa sisältöä mahdollisimman hyvin. 
• Käytä yhtenäistä muotoa, esimerkiksi päivämäärissä. 
• Jos aineistosta on olemassa useampia eri versioita, merkitse version numero tiedoston nimeen, esimerkiksi v01, v02 jne. 
• Älä käytä kuvailevia termejä kuten "vanha", "uusi", "uudempi" jne.

Kansiorakenne    

• Voit luoda omat kansiot esimerkiksi käsittelemättömälle raakadatalle, analyyseille ja tuloksille. 
• Selkeä kansiorakenne riippuu aineistosta. 
• Nimeä kansiot kuvaavasti ja tallenna kansioon varsinaisen aineiston lisäksi tarvittaessa myös aineistoa kuvaava dokumentaatio / ohje. 

Tiedostoformaatti    

Pyri käyttämään sellaisia tiedostomuotoja, jotka ovat yleisiä ja todennäköisimmin avattavissa myös tulevaisuudessa, esim:

• Teksti: csv, xml, html, txt
• Ääni: aiff, bwf, flac, aac, wav
• Video: dpx, mpeg-4
• Kuva: dng, jpeg, png, tiff
• Paikkatietoaineisto: GeoTiff, gml, kml

Tietoturvallinen hävittäminen

IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu

TKI-hankkeiden tuloksena syntyy erilaisia tutkimusaineistoja; haastatteluja ja tekstiä, mittaustuloksia, kuvia ja äänitteitä. Aineistot täytyy säilyttää jossakin hankkeen aikana, ja toisaalta moni aineisto on hyvä säilyttää myös hankkeen päättymisen jälkeen.

IDA -tutkimusdatan säilytyspalvelu on tarkoitettu aineistojen säilytykseen turvallisesti ja tehokkaasti. 

IDA:n edut

• Turvallinen - CSC:n hallinnoima kotimainen korkeakouluille tarkoitettu palvelu
• Aineistot säilyvät paremmin kuin muistitikulla tai muulla ulkoisella tallennusvälineellä
• Aineistoja on mahdollista jakaa muille käyttäjille helposti, toisin kuin Metropolian sisäisille levyille tallennettaessa
• Aineiston metatiedot on helppo tallentaa Etsimeen - aineisto saa kuvailusivun, joka lisää aineiston näkyvyyttä
• Etsimessä aineisto saa myös pysyvän tunnisteen ja siihen voi viitata
• Tekee aineiston avaamisesta helppoa, mutta ei pakota siihen
• Helppokäyttöinen ja maksuton
• Sopii erityisesti aineistolle, jota ei käsitellä jatkuvasti
• Sopii myös hankkeen jälkeiseen säilytykseen.
• Saa tallentaa perusmuotoisia henkilötietoja, mutta ei erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja

IDA:n käyttöönotto Metropoliassa

1. Luo itsellesi My CSC-tunnus ja pyydä kaikkia hankkeeseen kuuluvia IDA-tilan käyttäjiä luomaan oma tunnuksensa.

• Tunnus luodaan kirjautumalla palveluun hakatunnuksilla (Oma-tunnus)
• Portaalissa voit hakea käyttöösi myös muita CSC:n palveluja kuten supertietokoneita​

2. Luo hankkeelle My CSC -portaalissa projekti ja hae IDA-tilaa CSC:n ohjeiden mukaisesti

• IDA-säilytystilan hakeminen (CSC)

3. Metropolian datatuen IDA-yhteyshenkilö myöntää hankkeellesi IDA-tilan. Autamme tarvittaessa myös IDA:n käytössä.

4. Nyt hankkeellasi on oma IDA-tila ja voit tallentaa sinne aineistosi! 

Kun tarvitset lisätietoa tai apua IDA:n käyttöön, ota yhteyttä datatuki@metropolia.fi