Aineistonhallinta hankkeissa

Aineistot ja hankkeen ideointi

Aineistonhallinta kannattaa ottaa mukaan jo TKI-hankkeen ideointivaiheeseen. Kun pohdit hankkeen tavoitteita ja toimenpiteitä näiden tavoitteiden toteuttamiseksi, voit samalla pohtia myös millaisia aineistoja toimenpiteistä syntyy. Esimerkiksi jos tavoitteena on parantaa alueen pk-yritysten digitaalista osaamista, ja toimenpiteinä ovat osaamisen kartoitus, työpajakokonaisuus sekä verkkokurssi, niitä varten tarvitaan ja niistä syntyy erilaisia aineistoja.

Ideointivaiheen aineistonhallinnassa kannattaa pohtia:

• millä menetelmillä tai toimenpiteillä tavoitteeseen päästään
• mitä aineistoja hankkeen toimenpiteistä syntyyi
• sisältävätkö aineistot mahdollisesti henkilötietoja tai sensitiivistä tietoa
• luodaanko aineistot jo alusta asti sellaisiksi, että ne voidaan avata jatkokäyttöön

Ideointivaiheen aineistonhallinnan työkaluna voit hyödyntää yksinkertaista ideointipohjaa.

Menetelmän valinta on aineistojen kannalta olennaista, sillä menetelmä määrittää miten aineisto hankitaan ja miten se analysoidaan.

Vinkkejä menetelmän valintaan:

Aineistonhallinta ja avoimuus rahoitushakemuksessa

Rahoitushakuvaiheessa hankesuunnitelma täydentyy ja laaditaan budjetti ja rahoituksen hakemiseen vaadittavat asiakirjat. Osa rahoittajista edellyttää alustavaa aineistonhallintasuunnitelmaa jo rahoitusta hakiessa, osa ei.

Rahoitushakuvaiheen aineistonhallinnassa kannattaa pohtia:

• miten aineistonhallinta ja avoin TKI-toiminta näkyvät hakemustekstissä. Vaikka rahoittaja ei edellyttäisi aineistonhallintasuunnitelmaa tai aineistojen avoimuutta, niihin liittyvän asiantuntemuksen näkyminen kielii vastuullisuudesta ja voi parantaa mahdollisuuksia rahoituksen saamiseen.
• mitä kuluja aineistonhallintaan ja avoimuuteen budjetoidaan. Molemmat edellyttävät vähintäänkin työaikaresurssia, mutta lisäksi voidaan tarvita myös laitteita, tallennustiloja, ohjelmistoja tai sovelluksia, maksullisia aineistoja, ostopalveluja tai asiantuntija-apua.

Aineistonhallinnan kustannusten arviointityökalun avulla voit pohtia aineistonhallinnan kustannuksia hankkeessa.

Ymmärrys avoimen TKI-toiminnan yhteiskunnallisesta merkityksestä voi näkyä hakemuksessa esimerkiksi niin, että hakemustekstissä:

• aineistot nähdään itsenäisenä tuloksena, joka voidaan jakaa ja hyödyntää muualla
• huomioidaan kestävän kehityksen näkökulma: avoin TKI-toiminta tukee yhdenvertaisuutta, tasa-arvoa ja demokratiaa mahdollistamalla julkisella rahalla tuotettujen tutkimus- ja kehitystyön tulosten mahdollisimman laajan jakamisen ja hyödyntämisen
• esitellään konkreettiset tuotokset, jotka avataan: aineistot, oppimateriaalit, julkaisut, menetelmät

Jotkin rahoittajat edellyttävät alustavaa aineistonhallintasuunnitelmaa osana hakemustekstiä. Yleensä alustava suunnitelma on lyhyt ja suppea, ja varsinainen suunnitelma tulee toimittaa myöhemmin, kun hanke on saanut rahoituksen.