Aineistonhallinta ja avoin TKI-toiminta

Tutkimuslupa

Ennen aineistonkeruuta on tärkeää selvittää, mitä lupia ja suostumuksia aineistonkeruuta varten tarvitaan.

• Jos tutkimuksen kohteena on jossakin organisaatiossa tapahtuva toiminta (esimerkiksi sairaala, oppilaitos, yritys), tulee organisaatiolta tavallisesti pyytää lupa tutkimuksen toteuttamiseen.
• Tutkimuslupaa pyydetään kohdeorganisaatiolta sen määrittelemien käytäntöjen mukaisesti. Useat organisaatiot kertovat lupakäytänteistään verkkosivuillaan. Erityisesti isoissa organisaatioissa lupien käsittely noudattaa tiettyä kaavaa ja aikataulua, mistä syystä lupapyynnön käsittely voi olla hidasta.
• Jos tutkimusasetelma vaatii eettistä ennakkoarviointia, se haetaan ennen tutkimuslupaa. Eettisen toimikunnan lausunto liitetään tutkimuslupahakemuksen liitteeksi.
• Myös silloin kun tutkimus kohdistuu Metropolian henkilökuntaan tai opiskelijoihin, täytyy tutkimuksen tekijän hakea tutkimuslupaa. Lisätietoja Metropolian verkkosivuilla.
  • Tutkimuslupahakemus Metropoliaan

Tutkittavien informointi ja suostumus

Jos tutkimusaineiston henkilötiedot kerätään muuten kuin suoraan tutkittavalta (esim. rekisteritutkimus), tutkittavien informoinnin tarpeellisuus ratkaistaan erikseen lainsäädännön perusteella. Mutta jos osakin tiedoista hankintaan tutkittavalta itseltään (esim. haastattelut tai kyselyt) tutkittavan suostumus on välttämätön. Suostumus on välttämätön myös silloin, kun tutkimuksessa puututaan ihmisen koskemattomuuteen.

Suostumuksen lähtökohtana on, että suostumuksen antaja tietää ja ymmärtää, mihin suostuu. Tutkittavalle tulee kertoa selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla tutkimuksen tarkoituksesta, sen tekijöistä, siihen osallistuvalle mahdollisesti kohdistuvista riskeistä tai haitoista, osallistumisen ja tietojen antamisen vapaaehtoisuudesta, tietojen käsittelystä, salassapidettävyydestä, säilytysajasta, luovutuksista ja mahdollisesta tutkimusaineiston arkistoinnista ja avaamisesta.

Informoinnin perusteella tutkittava voi halutessaan antaa suostumuksensa:

1) osallistua tutkimukseen

2) häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn osana tutkimuksen toteuttamista

3) häntä koskevan tutkimusaineiston jatkokäyttöön ja arkistointiin​

Tutkittavien informointi on tärkeä osa tutkimusaineiston elinkaarta. Huolellinen informointi ja riittävät suostumukset muodostavat perustan eettiselle ja lainmukaiselle tutkimukselle sekä pitkäaikaisille tutkimushankkeille.

Informoinnilta edellytetty yksityiskohtaisuus ja laajuus määräytyvät tutkimuksen erityispiirteiden mukaan. Niiden merkitys tulisi arvioida jo osana tutkimuksen etukäteissuunnittelua. Keskeistä on se, onko kyse tunnisteellisesta aineistosta eli aineistosta, josta voidaan tunnistaa yksittäinen henkilö.

Tutkittavia tulee aina informoida kirjallisesti, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. Kun tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja, informointi voidaan antaa myös suullisesti, jolloin tutkijan on kuitenkin dokumentoitava, miten hän on tutkittavia suullisesti informoinut.

Tutkittavien informointi koostuu seuraavista osa-alueista:

• Tutkijan ja tutkimuksesta vastaavan henkilön yhteystiedot
• Tutkimuksen aihe ja tavoite
• Aineistonkeruun toteuttaminen
• Osallistumisen vapaaehtoisuus
• Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus
• Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkittavan antamiin tietoihin
• Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa
• Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista informoiminen

Tietoarkisto on julkaisut helmikuussa 2019 uudistetut ohjeet tutkittavien informoinnista. Ohjeissa otetaan huomioon tietosuojan muuttunut säädösympäristö, erityisesti tietosuoja-asetus. Muuttuneet säädökset asettavat henkilötietojen käsittelylle uusia vaatimuksia. Tietoarkiston ohjeissa kerrotaan, miten ja mistä tutkittavia informoidaan, kun tutkimuksessa käsitellään heidän henkilötietojaan. Ohjeissa on yksityiskohtaisesti selitetty informoinnin laatuvaatimukset, ajankohta ja sisältö.

Tutustu ohjeisiin: Tietoarkisto. Informointi henkilötietojen käsittelystä.

Metropolian mallipohjat tutkittavien informointiin ja tutkittavien suostumukseen Omassa.