Metropolia LibGuides: Aineistonhallinta ja avoin TKI-toiminta: Aineistojen tallentaminen

Aineistojen tallentaminen

Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt

auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.

Myös tiedostojen varmuuskopiointi on osa tietoturvaa ja oleellista aineistojen hyvälle hallinnalle.

Muista myös aineistojen kuvailu.

Tiedostojen tallentaminen ja tietoturva

Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat esim. millaista dataa tallennetaan, paljonko sitä on sekä hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet.

Metropolian suojattu verkkolevyasema	Z-asema, jos käsittelet tietoja vain itse Hankkeen yhteinen kansio U-asemalle, jos tietoja käsittelevät myös muut metropolialaiset (haetaan tietohallinnosta)	Turvallinen säilytyspaikka ja sisältö varmuuskopioidaan säännöllisesti. Sopii myös sensitiiviselle datalle kuten henkilötiedoille Ei mahdollisuutta jakaa dataa Metropolian ulkopuolisille
Pilvipalvelut	Esim. Teams ja Google Drive	Sopii aineistojen tallentamiseen yli organisaatiorajojen Helposti käytettävissä yhteistyössä Ei sovi sensitiiviselle datalle kuten henkilötiedoille Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa.
Kansalliset palvelut	IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu (CSC) Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu. eDuuni Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot. ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn	Turvallinen kotimainen säilytyspaikka (CSC) Sopii yhteiskäyttöön ja linkkejä dataan voidaan jakaa Ei sovi sensitiiviselle datalle Sopii paremmin kohtuullisen staattiselle kuin jatkuvasti muuttuvalle datalle, koska dataa ei voida käsitellä suoraan palvelussa Sopii myös datan säilyttämiseen hankkeen jälkeen sekä aineiston avaamiseen Lue lisää IDA:sta alta Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen. Palvelun kehitystyö vielä meneillään.

Tietoturva

Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.

IDA - tutkimusdatasäilö

TKI-hankkeiden tuloksena syntyy erilaisia tutkimusaineistoja; haastatteluja ja tekstiä, mittaustuloksia, kuvia ja äänitteitä. Aineistot täytyy säilyttää jossakin hankkeen aikana, ja toisaalta moni aineisto on hyvä säilyttää myös hankkeen päättymisen jälkeen.

IDA -tutkimusdatan säilytyspalvelu on tarkoitettu aineistojen säilytykseen turvallisesti ja tehokkaasti.

IDA:n edut:

Turvallinen - CSC:n hallinnoima kotimainen korkeakouluille tarkoitettu palvelu
Aineistot säilyvät paremmin kuin muistitikulla tai muulla ulkoisella tallennusvälineellä
Aineistoja on mahdollista jakaa muille käyttäjille helposti, toisin kuin Metropolian sisäisille levyille tallennettaessa
Aineiston metatiedot on helppo tallentaa Etsimeen - aineisto saa kuvailusivun, joka lisää aineiston näkyvyyttä
Etsimessä aineisto saa myös pysyvän tunnisteen ja siihen voi viitata
Tekee aineiston avaamisesta helppoa, mutta ei pakota siihen
Helppokäyttöinen ja maksuton
Sopii erityisesti aineistolle, jota ei käsitellä jatkuvasti
Sopii myös hankkeen jälkeiseen säilytykseen.

IDA ei sovi sensitiivisen datan, esimerkiksi henkilötietojen tallennukseen, ellei aineistoa ole anonymisoitu.

Haluatko ottaa IDA:n käyttöön hankkeesi aineistojen säilyttämiseen tai avaamiseen? Ota yhteyttä Metropolian IDA-yhteyshenkilöön informaatikko Joona Koiraseen.

Tiedostojen hallinta

Tiedostojen nimeäminen	Tallenna tiedostot johdonmukaisesti kansioihin niin, että aineisto on ymmärrettävää sekä aineiston kerääjälle että mahdolliselle jatkokäyttäjälle. Nimeä tiedostot informatiivisesti ja johdonmukaisesti niin, että nimi kuvaa sisältöä mahdollisimman hyvin. Käytä yhtenäistä muotoa, esimerkiksi päivämäärissä. Jos aineistosta on olemassa useampia eri versioita, merkitse version numero tiedoston nimeen, esimerkiksi v01, v02 jne.
Kansiorakenne	Voit luoda omat kansiot esimerkiksi käsittelemättömälle raakadatalle, analyyseille ja tuloksille. Selkeä kansiorakenne riippuu aineistosta. Nimeä kansiot kuvaavasti ja tallenna kansioon varsinaisen aineiston lisäksi tarvittaessa myös aineistoa kuvaava dokumentaatio / ohje.
Tiedostoformaatti	Pyri käyttämään sellaisia tiedostomuotoja, jotka ovat yleisiä ja todennäköisimmin avattavissa myös tulevaisuudessa, esim: Teksti: csv, xml, html, txt Ääni: aiff, bwf, flac, aac, wav Video: dpx, mpeg-4 Kuva: dng, jpeg, png, tiff Paikkatietoaineisto: GeoTiff, gml, kml