Skip to main content

Aineistonhallinta ja avoin TKI-toiminta

Aineistojen tallentaminen

Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt

  • auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
  • varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.

Myös tiedostojen varmuuskopiointi on osa tietoturvaa ja oleellista aineistojen hyvälle hallinnalle.

Muista myös aineistojen kuvailu.

Tiedostojen tallentaminen ja tietoturva

Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat esim. millaista dataa tallennetaan, paljonko sitä on sekä hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet.

Metropolian suojattu verkkolevyasema

Z-asema, jos käsittelet tietoja vain itse

Hankkeen yhteinen kansio U-asemalle, jos tietoja käsittelevät myös muut metropolialaiset (haetaan tietohallinnosta)

  • Turvallinen säilytyspaikka ja sisältö  varmuuskopioidaan säännöllisesti.
  • Sopii myös sensitiiviselle datalle kuten henkilötiedoille
  • Ei mahdollisuutta jakaa dataa Metropolian ulkopuolisille
Pilvipalvelut Esim. Teams ja Google Drive
 
  • Sopii aineistojen tallentamiseen yli organisaatiorajojen
  • Helposti käytettävissä yhteistyössä
  • Ei sovi sensitiiviselle datalle kuten henkilötiedoille

Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa.

Kansalliset palvelut

IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu (CSC)
Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu.

 

 

 

 

eDuuni

Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot.

 

ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn

 

  • Turvallinen kotimainen säilytyspaikka (CSC)
  • Sopii yhteiskäyttöön ja linkkejä dataan voidaan jakaa
  • Ei sovi sensitiiviselle datalle
  • Sopii paremmin kohtuullisen staattiselle kuin jatkuvasti muuttuvalle datalle, koska dataa ei voida käsitellä suoraan palvelussa
  • Sopii myös datan säilyttämiseen hankkeen jälkeen sekä aineiston avaamiseen
  • Lue lisää IDA:sta alta


 

Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen.

 

 

Palvelun kehitystyö vielä meneillään. 

Tietoturva

  • Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
  • Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
  • Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.

IDA - tutkimusdatasäilö


​TKI-hankkeiden tuloksena syntyy erilaisia tutkimusaineistoja; haastatteluja ja tekstiä, mittaustuloksia, kuvia ja äänitteitä. Aineistot täytyy säilyttää jossakin hankkeen aikana, ja toisaalta moni aineisto on hyvä säilyttää myös hankkeen päättymisen jälkeen. 

 

IDA -tutkimusdatan säilytyspalvelu on tarkoitettu aineistojen säilytykseen turvallisesti ja tehokkaasti. 

 

IDA:n edut:

  • Turvallinen - CSC:n hallinnoima kotimainen korkeakouluille tarkoitettu palvelu
  • Aineistot säilyvät paremmin kuin muistitikulla tai muulla ulkoisella tallennusvälineellä
  • Aineistoja on mahdollista jakaa muille käyttäjille helposti, toisin kuin Metropolian sisäisille levyille tallennettaessa
  • Aineiston metatiedot on helppo tallentaa Etsimeen - aineisto saa kuvailusivun, joka lisää aineiston näkyvyyttä
  • Etsimessä aineisto saa myös pysyvän tunnisteen ja siihen voi viitata 
  • Tekee aineiston avaamisesta helppoa, mutta ei pakota siihen
  • Helppokäyttöinen ja maksuton
  • Sopii erityisesti aineistolle, jota ei käsitellä jatkuvasti
  • Sopii myös hankkeen jälkeiseen säilytykseen.

IDA ei sovi sensitiivisen datan, esimerkiksi henkilötietojen tallennukseen, ellei aineistoa ole anonymisoitu. 

 

Haluatko ottaa IDA:n käyttöön hankkeesi aineistojen säilyttämiseen tai avaamiseen? Ota yhteyttä Metropolian IDA-yhteyshenkilöön informaatikko Joona Koiraseen.

Tiedostojen hallinta

 

Tiedostojen 
nimeäminen
  • Tallenna tiedostot johdonmukaisesti kansioihin niin, että aineisto on ymmärrettävää sekä aineiston kerääjälle että mahdolliselle jatkokäyttäjälle.
  • ​Nimeä tiedostot informatiivisesti ja johdonmukaisesti niin, että nimi kuvaa sisältöä mahdollisimman hyvin.
  • Käytä yhtenäistä muotoa, esimerkiksi päivämäärissä.
  • Jos aineistosta on olemassa useampia eri versioita, merkitse version numero tiedoston nimeen, esimerkiksi v01, v02 jne. 
Kansiorakenne
  • Voit luoda omat kansiot esimerkiksi käsittelemättömälle raakadatalle, analyyseille ja tuloksille.
  • Selkeä kansiorakenne riippuu aineistosta.
  • Nimeä kansiot kuvaavasti ja tallenna kansioon varsinaisen aineiston lisäksi tarvittaessa myös aineistoa kuvaava dokumentaatio / ohje
Tiedostoformaatti

Pyri käyttämään sellaisia tiedostomuotoja, jotka ovat yleisiä ja todennäköisimmin avattavissa myös tulevaisuudessa, esim:

  • Teksti: csv, xml, html, txt
  • Ääni: aiff, bwf, flac, aac, wav
  • Video: dpx, mpeg-4
  • Kuva: dng, jpeg, png, tiff
  • Paikkatietoaineisto: GeoTiff, gml, kml

Metropolian kirjasto- ja tietopalvelut | Metropolia Library and Information Services