Siirry pääsisältöön

Aineistonhallinta hankkeissa

Tutkimus- ja muut tulosaineistot projektin päättyessä

Metropolian TKI-toiminnassa tuotetaan erilaisia tutkimus- ja muita tulosaineistoja. Projektin aikaisiin tallennustiloihin ei saa jäädä mitään aineistoa lojumaan, joten kun projekti on päättymässä, toimi näin:

  1. Käy läpi kaikki hankkeessasi tuotetut aineistot ja materiaalit. Erottele aineistoista:
    • Projektinhallinnolliset dokumentit, jotka tallennat asianhallintajärjestelmä Dynastyyn
    • Tutkimus- ja kehittämisaineistot
    • Muut sekalaiset aineistot kuten viestintämateriaalit, oppimateriaalit, esitysmateriaalit ja julkaistujen aineistojen työstö- ja original-versiot.
  2. Pohdi kunkin aineiston kohdalta tuhotaanko aineisto hankkeen päättyessä vai säilytetäänkö se ja kuinka pitkään.
  3. Pohdi julkaisemattomien aineistojen kohdalla, voidaanko aineisto julkaista. Metropolia kannustaa aineistojen jatkohyödyntämiseen joko avoimuuden tai kaupallistamisen kautta.
  4. Tee tutkimus- ja kehittämisaineistoista datakatalogi-ilmoitukset, jos hankkeessa on sellaisia tuotettu.
  5. Tallenna projektinhallinnolliset asiakirjat Dynastyyn.
  6. Siirrä säilytettävät tutkimus- ja kehittämisaineistot sekä muut sekalaiset aineistot Metropolian tutkimus- ja tulosaineistojen säilöön Mettaan. 
  7. Tuhoa lopuksi aineistot, joita ei enää tarvita.

Milloin datakatalogi-ilmoitus tehdään

  1. Projektissa on tuotettu tai kerätty tutkimus- tai kehittämisaineistoa, eli aineistoa, jota kerätään tai tuotetaan tutkimuksen tai kehittämistyön toteuttamiseksi ja johon sen tulokset perustuvat. Lisätietoa tutkimus- ja kehittämisaineistoista. 

  2. Metropolia omistaa aineiston tai jakaa omistusoikeuden siihen. 

  3. Ilmoitus tulee tehdä ennen projektin päättämistä.

Miksi keräämme aineistotietoja datakatalogiin

Datakatalogi-ilmoituksen täyttäminen

  1. Kirjaudu Justukseen Metropolian tunnuksillasi.
  2. Valitse ylävalikosta Aineistot ja Tallenna uusi aineisto
  3. Tee ilmoitus jokaisesta aineistosetistä, eli yhtenäisen aineistokokonaisuuden muodostavasta materiaalista, omat erilliset ilmoitukset. Aineistosetti voi koostua yhdestä tai useammasta tiedostosta. 

Metropolian julkiset aineistotiedot tallennetaan tiedejatutkimus.fi -sivulle, jossa pääset selaamaan ja tutkimaan Metropoliassa tuotettujen aineistojen metatietoja sekä muiden korkeakoulujen ja tutkimusorganisaatioiden aineistotietoja. Organisaation sisäiset aineistotiedot näkyvät Justuksessa Metropolian henkilökunnalle. 

Aineiston tuhoaminen

Tarpeettomaksi jääneet tiedostot tulee tuhota hankkeen päättyessä. Jos tutkit ihmisiä, joudut määrittelemään jo tutkittavia informoidessasi milloin ja millä tavalla aineisto tuhotaan tutkimuksen päätyttyä. 

Jos tutkimus- tai kehittämisaineisto sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, nämä tiedot tulee tuhota heti, kun niitä ei enää tarvita, sillä niihin sisältyy tietosuojariski.

Henkilökunnan tietokoneilla on käytössä Bitlocker-ominaisuus, joka salaa tietokoneen kovalevyn. Tällöin tiedostojen tuhoamiseen riittää tiedoston poistaminen ja roskakorin tyhjennys.

Huomaa, että laitteissa, joissa Bitlocker-ominaisuus ei ole käytössä (esimerkiksi kotikone tai ulkoinen tallennustila), aineiston tuhoamiseen ei riitä pelkkä "delete", vaan luottamukselliset tiedostot tulee ylikirjoittaa. Tiedostojen ylikirjoittamiseen löytyy ilmaisia ohjelmistoja eikä niiden käyttäminen ole vaikeaa (kt. Video: tutkimusaineistojen tuhoaminen). Tallennuslaite on mahdollista myös tuhota, jolloin voit viedä laitteen lähimpään helpdeskiin. Mainitse, jos laitteelle on tallennettu salassa pidettävää aineistoa. 

Paperiset aineistot tulee laittaa tietoturvaroskikseen. 

Aineiston säilöminen Mettaan

Metta on Metropolian tutkimus- ja muiden tulosaineistojen säilö. Metropoliassa säilytettävät tutkimus- ja tulosaineistot tallennetaan Mettaan projektin päättyessä, mikäli niitä ei avata avoimesti saataville. Mettassa voidaan säilyttää lähes mitä tahansa TKI-toiminnan tutkimus- ja tulosaineistoja, joita on tarpeen säilyttää keskitetysti projektin päättymisen jälkeen.

Mettaan ei säilötä hallinnollisia asiakirjoja, jotka arkistoidaan Dynastyyn.

Aineiston säilyttäminen edellyttää muutamia toimenpiteitä, joten siihen on hyvä varata riittävästi aikaa ennen kuin projekti päättyy. Datatuki auttaa tarvittaessa näissä toimenpiteissä. Hyvällä projektin aikaisella aineistonhallinnalla vähennät loppuvaiheen työmäärää.

Toimi näin:

  1. Pyydä aineistosi säilömistä Mettaan e-lomakkeella.
  2. Odottaessasi tallennustilan luomista, valmistele aineisto säilömistä varten. Huomaa, että aineiston tulee olla anonymisoitu, ellei henkilötietojen säilytyksestä ole erikseen sovittu datatuen kanssa.

 

TKI-projektin muut aineistot

TKI-projekteissa syntyy monentyyppisiä aineistoja, joihin kohdistuu erilaisia tarpeita ja säädöksiä projektin päättyessä. Tutkimus- ja tulosaineistojen lisäksi TKI-projekteissa syntyviä aineistoja ovat esimerkiksi

  • projektin hallinnolliset aineistot, kuten sopimukset, rahoitushakemus ja -päätös, tutkimus- ja aineistonhallintasuunnitelma, maksatushakemukset ja -päätökset, tilintarkastuskertomukset ja tilinpäätös, hankintaprosessien dokumentit, arviointi ja pöytäkirjat
  • julkaisut, jotka projekti on tuottanut ja julkaissut valitsemassaan kanavassa.
    • Jos julkaisu täyttää julkaisutiedonkeruun kriteerit, siitä tulee tehdä julkaisuilmoitus Justuksessa.
    • Jos julkaisu on julkaistu kanavassa, joka lakkaa olemasta projektin päättyessä, esimerkiksi hankkeen verkkosivuilla tai Youtube-kanavassa, julkaisu voidaan rinnakkaistallentaa Theseus-julkaisuarkistoon
    • Lisätietoa julkaisutiedonkeruusta (Oma-intra)
  • oppimateriaalit, jotka projekti on tuottanut.
    • suositellaan tallennettavaksi avointen oppimateriaalien kirjastoon (aoe.fi). Jos oppimateriaali on julkaistu muualla, avointen oppimateriaalien kirjastoon voidaan viedä pelkkä siihen johtava linkki.
    • Avointen oppimateriaalien kirjasto (aoe.fi)

Miksi keräämme aineistotietoja datakatalogiin

Metropoliassa tuotetaan paljon erilaisia tutkimus- ja kehittämisaineistoja. Tarvitsemme kokoavaa tietoa niiden olemassaolosta, sijainnista ja laadusta. Datakatalogin tavoitteena on edistää aineistojen hallintaa, jatkokäytettävyyttä, löydettävyyttä, avoimuutta  ja laatua. 

Hyödyt TKI-projektille

  • Aineistojen olemassaolo tulee näkyväksi: aineiston metatiedot julkaistaan valtakunnallisella tiedejatutkimus.fi -sivulla
  • Aineisto saa pysyvän tunnisteen (URN tai DOI) ja siihen voi viitata helposti
  • Aineistoa voi olla mahdollista hyödyntää, kun tiedetään, että tällaistakin on jo tutkittu
  • Voi poikia yhteydenottoja ja yhteistyöehdotuksia aineistosta kiinnostuneilta tahoilta
  • Jos aineisto on avoimesti saatavilla, tietoihin voidaan lisätä linkki siihen
  • Myös tutkimusaineistot, erityisesti avoimet aineistot, ovat meriitti julkaisujen tapaan
  • Löydät helposti tietoa Metropolian eri projekteissa tuotetuista aineistoista

Metropolian kirjasto- ja tietopalvelut | Saavutettavuusseloste