Kirjaston TKI-toiminnan tukipalvelut

Opinnäytetyön aineistonhallinnan opas

Opinnäytetyön aineistonhallinnan opas on tarkoitettu sekä opinnäytetyötä tekevän opiskelijan että häntä ohjaavan opettajan tueksi.

Opasta voi hyödyntää myös muussa opetuksessa.

Mitä on opinnäytetyön aineistonhallinta?

Opinnäytetyössä aineistonhallinnalla tarkoitetaan opinnäytetyön tutkimusaineistojen hallintaa. 

Silloin tutkimusaineisto on:

1. luotu, tallennettu ja järjestetty niin, että aineisto säilyy käyttökelpoisena ja luotettavana
2. kuvailtu
3. tietosuoja, tietoturva ja tutkimusetiikka on varmistettu

Mitä on opinnäytetyön tutkimusaineisto?

Opinnäytetyön tutkimusaineisto on opinnäytetyön teossa syntynyttä aineistoa, jota kerätään tai tuotetaan ja  analysoidaan opinnäytetyötä varten. Aineistolla perustellaan opinnäytetyön tulokset. 

Opinnäytetöiden teossa syntyy erilaisia tutkimusaineistoja ja erilaisia määriä. Tutkimusaineistoa voivat olla esimerkiksi:

• mittaustulokset
• kyselyt ja haastattelut 
• äänitteet ja videot
• tutkimuspäiväkirjat ja muistiinpanot
• piirrokset, valokuvat, tekstinäytteet ja muu keruuaineisto
• näytteet
• toisen aineiston pohjalta luotu uusi aineisto
• itse tehdyt ohjelmistot ja lähdekoodit

Koska aineisto vahvistaa opinnäytetyön tulokset, sen laatuun ja käsittelyyn kannattaa kiinnittää huomiota. Jos tulosten perusteena käytetty aineisto ei ole luotettavaa, opinnäytetyön tuloksetkaan eivät ole luotettavia.

Opinnäytetöissä saattaa syntyä myös aineistoja, joita ei ole kerätty digitaalisessa muodossa ja joita ei syystä tai toisesta myöskään muuteta digitaaliseen muotoon. Tällaisia voivat olla erilaiset näytteet, fyysiset esineet tai paperiaineisto. Vastuullisen aineistonhallinnan käytänteet koskevat myös fyysisiä aineistoja.

Huomaa käsite-erot

Tutkimusmenetelmä = miten hankit ja analysoit tutkimusaineistoa
Tutkimusaineisto = aineisto, jota analysoit
Lähdekirjallisuus / tutkimuskirjallisuus = tutkimuksesi teoreettinen kehys, esim. artikkelit tai kirjat, joita käytät lähteinä

Miksi aineistonhallinta on tärkeää?

• Se on osa hyvää tieteellistä käytäntöä, joka koskee varsinaisen tieteellisen tutkimuksen lisäksi myös opinnäytetöitä, opetusta ja ohjausta. Metropolia on sitoutunut muiden korkeakoulujen tavoin noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä.
• Aineistonhallinnan suunnittelu ja suunnitelman toteuttaminen ovat riskienhallintaa. Lait, sopimukset ja tutkimusetiikka pätevät myös opinnäytetöiden aineistoihin. Erityisen tärkeää suunnittelu on silloin kun kerätään henkilötietoja tai muuta sensitiivistä tietoa, kuten liikesalaisuuksia. 
• Kerätty aineisto säilyy luotettavana, jolloin siitä voidaan saada myös luotettavia tuloksia. 
• Hyvä aineistonhallinta helpottaa konkreettisesti opinnäytetyön tekoa. Kun tiedostot on tallennettu systemaattisesti, ne on helppo löytää. Varmuuskopioimalla mitään ei katoa vahingossa. Kuvailu tekee aineistosta ymmärrettävän myös opinnäytetyönohjaajalle ja tekijälle itselleen jos aineiston keräämisestä on jo kulunut aikaa. 
• Aineistonhallinnan käytänteistä on hyötyä työelämässä, joten niitä kannattaa harjoitella opinnäytettä tehdessä.
• Jos toiveena on avata aineisto tai jatkokäyttää sitä opinnäytetyön valmistumisen jälkeen, aineiston tulee olla laadukas ja hyvin hallittu. Silloin aineiston elinkaari ei pääty opinnäytteeseen, vaan siitä voi olla laajempaa yhteiskunnallista hyötyä.

Aineistonhallinnan vaiheet opinnäytetyössä

Aineistonhallinta alkaa aina suunnittelulla, kuten koko opinnäyteprojekti. Aineistonhallintasuunnitelma on osa opinnäytetyönsuunnitelmaa ja siinä pohditaan kaikki aineistonhallinnan kannalta olennaiset asiat läpi. Suunnitelmaa voi ajatella myös tarkistuslistana tai riskienhallintana: onko kaikki tarvittavat seikat huomioitu, kuten sopimukset, tutkimusluvat, tietosuoja tai eettisen ennakkoarvioinnin tarve? 

Toteutusvaiheessa aineistoa kerätään tai tuotetaan, tallennetaan ja käsitellään tietoturva, tietosuoja ja tutkimusetiikka huomioiden. Tärkeää on myös aineiston ja sen käsittelytoimenpiteiden kuvailu tai dokumentointi.

Kun aineistoa ei enää käsitellä, se kannattaa "pistää pakettiin". Jos aineisto sisältää henkilötietoja tai sensitiivistä tietoa kuten liikesalaisuuksia, nämä tiedot kannattaa joko poistaa tai anonymisoida heti kun niitä ei enää tarvita, kuitenkin viimeistään opinnäytetyöprojektin päättyessä.

Aineiston elinkaari voi myös jatkua valmistumisen jälkeenkin, esimerkiksi jos aineisto avataan kaikkien saataville tai luovutetaan jatkokäyttöön tietylle taholle. Sopimukset ja tutkittavien suostumus saattavat rajoittaa jatkokäyttömahdollisuuksia, joten se kannattaa huomioida jo aineistonhallintasuunnitelmassa.