Aineistonhallinta opinnäytetyössä

Mitä tapahtuu aineistolle kun opinnäytetyö valmistuu?

Kun opinnäytetyö valmistuu, tutkimusaineistolle täytyy tehdä vielä muutamia toimenpiteitä. 
Ensinnäkin täytyy päättää:

• tuhotaanko vai säilytetäänkö aineisto tai osa siitä
• minne säilytettävä aineisto säilötään ja pitääkö se anonymisoida
• voidaanko aineisto tai osa siitä avata muiden käyttöön

Vastaus näihin kysymyksiin riippuu siitä, mitä aineiston omistajuudesta, käyttöoikeuksista ja säilytyksestä on sovittu mahdollisten yhteistyökumppanien kanssa (esimerkiksi yritys tai TKI-hanke), sekä siitä, mihin tutkittavat ovat suostuneet.

Opiskelija omistaa opinnäytetyönsä aineiston ellei toisin ole sovittu. Toisinaan yrityksen, TKI-hankkeen tai Metropolian kanssa voidaan sopia aineiston omistajuuden siirtymisestä kyseiselle organisaatiolle. Opiskelija voi myös luovuttaa aineistoonsa käyttöoikeuksia.

Aineiston tuhoaminen

Tarpeettomaksi jääneet tiedostot kannattaa tuhota opinnäytetyön valmistuessa. Jos tutkit ihmisiä, joudut määrittelemään jo tutkittavia informoidessasi milloin ja millä tavalla tuhoat aineiston tutkimuksen päätyttyä. 

Jos tutkimusaineistosi sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, nämä tiedot tulee tuhota heti, kun et enää tarvitse niitä opinnäytetyössäsi, sillä niihin sisältyy tietosuojariski. Aineiston tuhoamiseen ei riitä pelkkä "Delete" ja roskakorin tyhjennys. Noudata tuhoamisessa tietohallinnon ohjetta. Paperiset aineistot tulee laittaa tietoturvaroskikseen. 

Aineiston avaaminen tai jatkokäyttö

Jos olet koonnut laadukkaan ja kiinnostavan tutkimusaineiston, saatat haluta jatkokäyttää sitä itse tai tarjota sitä muiden käyttöön opinnäytetyösi valmistuttua. Jatkokäytön onnistuminen tulee varmistaa jo etukäteen:

• yhteistyökumppaneiden kanssa laadituissa sopimuksissa 
• tutkimusluvissa
• tutkittavia informoitaessa
• noudattamalla hyviä aineistonhallinnan käytänteitä

Jälkikäteen lupien kysyminen voi osoittautua mahdottomaksi, joten jos suunnittelet aineistollesi jatkokäyttöä, ota se huomioon jo aineistonhallintasuunnitelmassa. 

Tarkistuslista aineiston säilyttämiseen

1. Mitä aineiston omistajuudesta on sovittu? Lähtökohtaisesti opinnäytetyöntekijä omistaa keräämänsä aineiston. Jos tekijöitä on useita, omistatte aineiston yhdessä. Omistajuus on myös mahdollista siirtää sopimuksin esimerkiksi yritykselle tai Metropolialle. 
2. Mitä aineiston säilytyksestä on sovittu? Vaikka aineiston omistajuus olisi yksin sinulla, voit myöntää yhteistyökumppanina toimivalle yritykselle tai Metropolialle käyttöoikeuksia aineistoosi. Tällöin kannattaa sopia jo etukäteen kuinka kauan aineisto säilytetään, missä sitä säilytetään ja kuka siitä vastaa. 
3. Mihin tutkittavilta on saatu lupa? Jos haluat säilyttää aineistoa opinnäytetyösi jälkeen ja tutkimuskohteenasi on ihmisiä, pyydä tutkittavilta lupa aineiston säilytykseen ja jatkokäyttöön. 
4. Jos aineisto sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, kuten liikesalaisuuksia, aineisto tulee anonymisoida eli poistaa nämä tiedot. Anonymisointi kannattaa tehdä heti, kun et enää tarvitse näitä tietoja. 

Aineiston avaaminen

Aineiston avaaminen tarkoittaa tutkimusaineiston avaamista vapaasti muiden käyttöön. Tämä tarkoittaa yleensä aineiston tallentamista jonnekin avoimen datan palveluun. Avaamisessa hyödynnetään esimerkiksi CC-lisenssejä, joilla aineiston omistaja luovuttaa käyttöoikeuksia aineistoonsa. 

Huomaa, että aineiston avaaminen vaatii aineiston hyvää hallintaa alusta alkaen. Jos olet kiinnostunut aineistosi avaamisesta opinnäytetyösi valmistuttua, keskustele asiasta ohjaajasi kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Avaaminen tulee huomioida mm. yhteistyösopimuksissa, tutkittavien informoinnissa sekä anonymisoimalla mahdollinen sensitiivinen data.  

Aineiston anonymisointi

Aineiston anonymisointi tarkoittaa sitä, että aineisto käsitellään niin, ettei se sisällä enää mitään tunnistetietoja. Tämä tarkoittaa siis henkilötietojen kohdalla sitä, että henkilöä ei voida aineistosta enää tunnistaa kohtuullisin keinoin. Myös organisaation tiedot tai muut luottamukselliset tiedot voidaan anonymisoida aineistosta. 

Vaikka et keräisi tutkittavien henkilötietoja suoraan, heidät voi silti olla mahdollista tunnistaa aineistosta. 
Esimerkiksi anonyymi-kysely ei välttämättä olekaan anonyymi, jos tutkittavan on mahdollista paljastaa itsestään tietoja avovastauksissa tai jos kyselylomakkeesta tallentuu vastaajan IP-osoite. Tällainen aineisto ei ole anonyymia, vaan sitä koskevat tietosuojalait.

Tekniikoita anonymisointiin ovat esimerkiksi:

• Yksittäisen tiedon poistaminen. Voidaan merkitä aineistoon esimerkiksi hakasulkeilla [tieto poistettu]. 
• Tietojen uudelleen luokittelu. Esimerkiksi jos olet kerännyt tarkat iät tai ammatit, voit korvata ne ikäluokilla tai ammattiluokilla. 
• Keksityt nimet. Jos aineistossa esiintyy nimiä, voit  poistamisen sijaan myös korvata ne keksityillä nimillä.
• Karkeistaminen. Voit muuttaa tarkan tiedon yleisemmäksi, esimerkiksi AIDS:n voi korvata termillä sairaus ja Metropolian voi korvata termillä ammattikorkeakoulu.