Tietoturvalla tarkoitetaan toimenpiteitä, jotka varmistavat tiedon
Tietoturva tulee huomioida aineiston tallentamisessa, käsittelyssä ja tiedonsiirrossa. Siihen kuuluvat esimerkiksi tallennuspaikan valinta, varmuuskopiointi, tietoturvalliset aineistonkeruun ja käsittelyn välineet sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
Opinnäytetyöskentelyn aikana syntyy erilaisia tutkimusaineistoja; haastatteluja ja tekstiä, mittaustuloksia, kuvia ja äänitteitä. Digitaaliset aineistot täytyy säilyttää jossakin työskentelyn aikana.
Aineistojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat:
Metropolian Z-verkkolevy
Pilvipalvelut kuten Google Drive, One Drive, Teams
Emme suosittele opinnäytetyön aineistojen tallentamista tietokoneen muistiin tai ulkoisille tallennusvälineille kuten muistitikulle, muistikortille tai ulkoiselle kovalevylle muuta kuin väliaikaisessa tarkoituksessa. Laitteet ovat haavoittuvaisia vioille ja katoamiselle ja varmuuskopioinnista tulee huolehtia itse. Jos laite vioittuu eikä varmuuskopioita ole, pahimmillaan koko opinnäytetyön aineisto saattaa tuhoutua
Henkilötietoja ja sensitiivistä dataa kuten arkaluonteisia henkilötietoja tai liikesalaisuuksia täytyy käsitellä erityisellä huolella. Käytä vain Metropolian hyväksymiä työvälineitä tällaisten tietojen keräämiseen, tallennukseen ja tiedonsiirtoon. Sensitiivisen aineiston tallentaminen pilvipalveluihin on kielletty tietoturva- ja tietosuojasyistä.
Metropolialla on käytössä e-lomake kyselyiden tekemiseen. E-lomakkeen tiedot tallentuvat Metropolian omalle tietoturvalliselle palvelimelle. Huomaa, että vastaajan avatessa tai tallennettaessa e-lomakkeen, siitä tallentuu IP-osoite vähintään web-palvelimen lokiin. Henkilötietoja sisältäviä kyselyjä ei suositella tehtävän Google Forms tai Microsoft Forms -työkaluilla, sillä silloin tapahtuu tiedonsiirtoa EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Jos videoit henkilöhaastattelun, se tulee tehdä Zoom-verkkokokousvälineellä. Toisin kuin esimerkiksi Teamsissa, Zoom-tallenne tallentuu oletusarvoisesti käyttäjän omalle koneelle, ei pilvipalveluun.
Aineiston tietoturvaa voi pyrkiä lisäämään erilaisilla suojaustoimenpiteillä. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedoston kryptaaminen, salasanasuojaus sekä tietojen pseudonymisointi.
Pseudonymisoinnilla tarkoitetaan aineiston tunnisteellisten tietojen korvaamista peitetiedolla tai koodeilla niin, että koodiavainta säilytetään erillään aineistosta. Pseudonymisoitu henkilötieto on edelleen henkilötietoa, sillä tunnisteelliset tiedot on mahdollista palauttaa.
Opinnäytetyön aineisto tallennetaan tiedostoina valittuun tallennuspaikkaan. Kun hallitset tiedostoja systemaattisesti, löydät ne helpommin eikä tieto katoa tai muutu vahingossa. Jos käsittelet aineistoa toisen henkilön kanssa tai ryhmässä, sopikaa yhteisesti, että kaikki noudattavat samoja toimintatapoja.
Yleensä tiedostot on järkevää tallentaa kansioihin ja opinnäytetyölle sopivaa loogista kansiorakennetta kannattaa miettiä jo aineistonhallintasuunnitelmassa. Sopiva kansiorakenne riippuu täysin aineistosta. Voit esimerkiksi luoda omat kansiot raakadatalle, analyyseille ja tuloksille. Kansiot kannattaa nimetä mahdollisimman kuvaavasti ja informatiivisesti.
Voit tallentaa kansioihin myös niiden rakennetta ja tiedostoja kuvaavan dokumentaation esimerkiksi tekstitiedostona. Se toimii ikään kuin sisällysluettelona tai ohjeena siihen, mitä kansiot ja tiedostot sisältävät.
Kansioiden lisäksi myös itse tiedostot kannattaa nimetä johdonmukaisesti. Versionhallinta on erityisen tärkeää, jotta eri versiot eivät mene sekaisin. Suosittelemme käyttämään versionumeroita (esim. V01, V02 jne.). Emme suosittele kuvailevia termejä kuten uusi tai vanha. Tiedostojen nimissä kannattaa käyttää yhtenäistä muotoa, esimerkiksi päivämäärissä.
Tallenna aineistot yleisesti käytössä olevissa tiedostomuodoissa, jotta ne ovat avattavissa eri laitteilla ja myös tulevaisuudessa.
Yleisiä tiedostomuotoja ovat esimerkiksi:
Ota alkuperäisestä tiedostosta varmuuskopio ennen käsittelyn aloittamista. Jos käsittelet aineistoa paljon, voi olla hyödyllistä ottaa varmuuskopioita aina ennen seuraavaa käsittelytoimenpidettä, jotta aikaisempi kopio säilyy muuttumattomana, mikäli teet virheen käsittelyssä.
Metropolian kirjasto- ja tietopalvelut | Saavutettavuusseloste